经刘德提议，魏季附和，赵强拍板，总制府民曹下设渔林司、畜牧司、农垦司、治安司、交通司五个具体负责机构。
刘德出于让关宁军更加正规化的目的，建议赵强新设机构采用明制，不单列，可在首义城成立知县或知州一级的衙门，由衙门来统一落实民曹的各项规划。对于这个建议，赵强没有迟疑就否决了，因为在他看来，巴掌大的地方设个传统的官府，实在有得拿不上台面。再说，设县置衙可是有很大政治意义的，某种程度上说就意味着建国了，而且置了衙门就需要有相应的官吏，制定相应的品级，这一套东西实在太复杂。不说暂时没有这方面的人手，就是有，赵强也不愿意现在就搞这套。当务之急是统一规划现有事务，而非是搞些官治什么的，最实际的就是因地制谊，什么合适就搞什么。
如今首义城及未来的民政事务无非是集中在人口管理，土地耕作，牲畜放养这些问题，针对性的安排管理机构就是，搞了衙门出来听起来是威风，但实际效果恐怕还不如各司负责的好。因首义城现在是统一规划，没有商业苗头，所以倒不必费心税收等问题。
计划、垄断、整体，是赵强对首义城民政事务定的总调，至于将来是否要改变，留在将来再说。在起步阶段，统一规划的优势肯定要比放任的强。
被赵强否了提议之后，刘德略有失望，但很快就恢复如常。根据赵强的意见，魏季将各司职责明文落实了下来。
渔林司顾名思义就是负责捕鱼及伐木有关事谊；畜牧司负责统一饲养现有牲畜；农垦司则负责安排自由民及贱民开垦已占领地区的土地耕作；治安司则负责各族百姓治安方面的事情；交通司则负责道路平整及所占地区道路规划。各司负责人并不是官职，只是一个临时安排的任务，如果表现不合格或者在其管理期间，治下发生问题，那么立即罢免，改派其他人担任。为了不让民曹成为一个空摆设，赵强还是给魏季派了五十名辅兵，充当各司的跟腿打杂事务。
渔林司的负责人由举族来投的赫哲头人依安出任，赫哲人是天生的捕鱼好手，由依安出任渔林司司长算是物尽所用。首义城的规模相对较小，作为未来的前沿突出部也略有不足，因此赵强给渔林司的任务除了为首义城提供鱼类食物之外，便是要组织人手到四周山野伐取大木，以首义城为中心，在四周建立拱卫的卫星小堡垒，使首义城现有控制面积能扩大三到五倍以上，可容纳人口也要在万人左右。
畜牧司的负责人是原吴军家属中一名老兵，叫季阿华，北上之后一直跟着魏季做些跑腿打杂的事，能力一般，但胜于忠诚，且做事稳重，眼下人手缺乏，魏季便保了季有光这个老人出任。畜牧司的任务说重不重，说轻倒也不轻，前后掳获回来的牛羊猪等牲畜有三四千头，这就需要数量极多的饲料及食草。首义城依河而建，四周山林不少，但可供放牧的草场却不多，就是有，面积也不大，所以如何将牲畜养好，给师团提供足够肉食便有一定的困难。
农垦司的负责人由魏季亲自兼任，因为目前虽然可种植的土地不多，但随着下一步军事行动的开展，地盘肯定会逐渐变大，到时可耕作土地也会变得越来越多。所以为了表示对土地的重视，赵强让魏季亲自兼任农垦司司长，也好更好的协调目前所有的农具及种子等物资，务必使分配下去的土地能够真正的被耕作起来。自由民的口粮将以他们自己耕作为主，贱民因为要承担大量苦役，因此除了分出一部耕作之外，其余的人则要被广泛使用在各个方面，所以他们的口粮问题便是一个迫切需要解决的事情。
治安司的负责人是兔儿岭之战瞎了一只眼睛的陆大成，此人是吴军原老营人马，和魏季一样，祖上就在关宁军中当兵，直至后来成为平西王的兵。为了照顾那些因伤丧失战斗力的伤员，赵强统一将他们划入治安司，并配以一百各族辅兵，用来安定治下百姓，惩罚那些小偷小摸的行为。并且做为一支专政队伍存在，对那些聚集闹事的各族百姓进行打压。
交通司这一规划本来是没有的，但魏季无意中提到首义城周边道路多是小路泥路，一旦下雨，则泥泞不堪，恐将来运输方面会有不便，遇上突发情况，很可能成为师团致命的威胁。魏季的话让赵强也有所警惕起来，当下就成立了这个交通司，并且让自己的侍卫许平出任这个交通司的司长一职，从各族百姓中抽调一千壮妇及五百老弱男丁供交通司统一使用。
结合后世农村没有水泥沥青用砖瓦碎块或小石子乃至灰烬等物铺填道路的办法，赵强让许平首先集中人力，在首义城东边五里的一个地方建一座砖窑，规模不要很大，烧制出来的砖块也不要求被用于建造房屋上面，而是用于铺设道路。待烧窑成熟之后，砖石硬度足够时，再用于房屋建造上面。
烧窑用的泥土以油泥最佳，但首义城周边没有油泥地块，而一般泥土烧制出来的硬度很差，但用于铺路倒却是足够了。北上的吴军旧部中有几个曾烧过砖窑的，所以在他们的帮助下，许平的窑厂建设并不怎么困难。
民政事务规划的这几天，骑兵联队与步兵联队的整编也宣告结束，已进入训练的磨合期。那些被释放出来的俄军火枪手被分配到了火铳大队及炮兵中队。俄军火枪手们对于投降之后，这些清国军队如何处置他们本就十分担心，现在见对方没有杀他们，而是让他们负责军中火铳及火炮训练，这些火枪手们大多感到庆幸，对于分派的任务倒是能用心去做，只有少部分俄军士兵出工不出力，教授的不是很尽心，但他们不知道，他们的表现却被监督者看在眼里。
库柏没有被派做教员，而是一直被关在石屋当中，因其身份，赵强一时没想到如何安排他，事情又多，便将他忘在了脑后。
翻译队正式改建为翻译学校，各族通汉话的百姓除了在军中听用以外，都被调入到翻译学校。首批学员是两百各族小孩及五百军士。教材临时编制，都是些简单的生活用语及军中口令。翻译学校与首义城医院都被纳入民曹管理。
军队及民政的建设工作让赵强一连串的忙了七八天，每天晚上很晚才休息，天没亮就又要起床去看各项工作进度，因此一直没顾得上去找冯云。